Защита на личните данни

ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ - ОКРЪЖЕН СЪД  – ВИДИН

 

       В качеството си на администратор на лични данни, Окръжен съд Видин има задължение да Ви предостави информация в изпълнение на чл. 13 и чл. 14 от Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27.04.2016г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни (ОРЗД).

       Данни за контакт с администратора:

Адрес: Видин, пл. „ Бдинци“ № 1

Работно време: понеделник – петък, 08:30ч. – 17:00ч.

Лице за контакт: Надя Николова

Телефон за контакт: 094 923 168

Електронна поща: os.vidin@abv.bg

       Информацията, която може да съдържа Ваши лични данни, се обработва за следните цели:

• Персонал;
• Съдебно деловодство, участници в съдебни производства;
• Вещи лица, преводачи, съдебни заседатели и свидетели;
• Стажант- юристи;
• Контрагенти;
• Искания по ЗДОИ;
• Лични данни на лица, подали молби, жалби, предложения, сигнали и искания до Окръжен съд – Видин;
• Инициативи на Окръжен съд – Видин;

 

       Категории лични данни, цели на обработването и правно основание за обработването им:

       1. Регистър „Персонал“

       Личните данни от този регистър се обработват с цел изпълнение на законови задължения на администратора, управление на човешките ресурси и финансово-счетоводна отчетност. За тези цели се обработват лични данни на магистрати и съдебни служители в Окръжен съд  Видин, кандидати, участващи и в конкурси за назначаване на длъжности в Окръжния съд. Обработваните данни включват физическа, социална и семейна идентичност, данни за здравословното и психическото състояние на лицата, както и данни за съдебното им минало. Данните от този регистър се обработват в изпълнение на официалните правомощия на съда и се извършва в съответствие с действащото законодателство. Правните основание за това са чл. 6, пар.1, б. „б“ и „в“ от ОРЗД, Закона за съдебната власт, Кодекса на труда, Кодекс за социално осигуряване, Закон за здравословни и безопасни условия на труд и др.

       За целите на управлението на човешки ресурси, обработваме лични данни на кандидати за работа, настоящи и бивши служители на Окръжен съд Видин.

       В хода на дейностите по управление на човешки ресурси се обработват данни за идентификация на физическите лица, данни за образование и квалификация, данни за здравето, данни за контакт, както и други данни, изискуеми по силата на специалните закони, които регламентират трудовите и служебни правоотношения, данъчно-осигурителните правоотношения, счетоводното отчитане на дейността, безопасните и здравословни условия на труд, както и социалните въпроси.

       Събраните данни се използват само за посочените по-горе цели и се предоставят на трети лица само в случаите, когато това е предвидено в закон. В такива случаи данни могат да бъдат предоставени например на НАП, Сметна палата, ГД Инспекция по труда и други публични органи, с оглед техните правомощия и компетентност. Информацията не се съхранява извън ЕС и Европейското икономическо пространство. Окръжен съд – Видин осигурява подходящите технически и организационни мерки за защита на Вашите лични данни.

       Във връзка с изпълнението на трудови или служебни правоотношения се обработват само изискуемите от закона лични данни, които се съхраняват в определените от трудовото и осигурително законодателство срокове.

       При процедурите по подбор на персонала се спазват изискванията на специалните закони, уреждащи тази дейност.

       Окръжен съд – Видин определя срок от три години за съхранение на лични данни на участници в процедури по подбор на персонала.

       Когато в процедура по подбор се изисква представянето на оригинали или нотариално заверени копия на документи, удостоверяващи
физическа и психическа годност на кандидата, необходимата квалификационна степен и стаж за заеманата длъжност, субектът на данните, който не е одобрен за назначаване, може да поиска в 30-дневен срок от окончателното приключване на процедурата по подбор да получи обратно представените документи. Окръжен съд  – Видин връща документите, по начина, по който са подадени.

       Резултати от процедурите по подбор на персонала се публикуват на официалния сайт в съответствие с Наредба за провеждане на конкурсите за съдебни служители.

       Дейностите по осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд се уреждат по договор със служба по трудова медицина по реда на Наредба № 3 от 25 януари 2008 г. за условията и реда за осъществяване дейността на службите по трудова медицина.

       2. Регистър „Съдебно деловодство, участници в съдебни производства“

      Личните данни от този регистър се обработват с цел изпълнение на законови задължения на администратора и управлението на делата /правораздаване/. За тези цели се обработват личните данни на страните по делата. Събраните лични данни се използват изключително и само за служебни цели – за всички дейности, свързани с обработването на делата: изготвяне на призовки, съобщения, писма до страните и техните представители или пълномощници, за изпращане на кореспонденция и др. Обработваните данни включват физическа и икономическа идентичност, социална идентичност, лични данни относно съдебното  минало, както и такива за здравословното и гражданско състояние. Личните данни в регистъра се предоставят от физическите лица при образуване на дела, представяне на документи, както и от органи на съдебната власт, държавни органи и институции и др. Обработването на лични данни от Окръжен съд – Видин при изпълнение на съдебната му функция – правораздавателна дейност, се извършва при спазване на правилата, предвидени в процесуалните закони – ГПК, АПК, НПК и др. Правното основание за обработването на тези данни се съдържа в чл. 6, пар.1, б. „в“ от ОРЗД, Закона за съдебната власт и др.

       3. Регистър „ Вещи лица, преводачи, съдебни заседатели и свидетели“.

       Личните данни от този регистър се обработват с цел изпълнение на законови задължения на администратора, управлението на човешките ресурси, финансово-счетоводна от отчетност. За тези цели се обработват данните на физически лица – вещи лица,преводачи, свидетели и съдебни заседатели, които съдът е назначил по делата. Обработваните данни включват физическа идентичност /ЕГН, данни по лична карта/.Правното основание за обработването на тези данни се съдържа в чл. 6, пар.1, б. „в“ от ОРЗД, Закона за съдебната власт,

       4. Регистър „Стажант- юристи“.

       Личните данни в този регистър се обработват с цел изпълнение на законови задължения на администратора и управление на управление на човешките ресурси. За тези цели се обработват личните данни на лица, стажант юристи при Окръжен съд – Видин, разпределени със заповед на Министъра на правосъдието за 6-месечен стаж . Обработваните данни включват физическа идентичност /ЕГН, данни по лична карта/.Правното основание за обработването на тези данни се съдържа в чл. 6, пар.1, б. „в“ от ОРЗД, Закона за съдебната власт,

       5. Регистър “Контрагенти“.

       В изпълнение на своите дейности и във връзка с правомощията си, обработва лични данни на физически лица за изпълнение на договорите, които се сключват от Окръжен съд Видин по смисъла на ЗЗД, ЗОП, ТЗ и т.н.

       Доколкото във връзка с изпълнението на тези договори се обработват лични данни на отделни физически лица, за тях се обработва
информация в минимален обем, достатъчна само за точното изпълнение на задълженията по съответния договор. Достъп до тази информация се предоставя на трети лица само, когато това е посочено в специален закон.

       6. Регистър „Искания по ЗДОИ“.

       Във връзка с обработването на исканията по ЗДОИ, се обработва информация за отделни субекти на данни, в която може да се съдържат данни за физическа, икономическа, социална или друга идентичност на отделни лица. Окръжен съд Видин предоставя такава информация само и доколкото тя отговаря на целите на ЗДОИ.

       7. Регистър „Лични данни на лица, подали молби, жалби, предложения, сигнали и искания до Окръжен съд – Видин“

       Жалби, сигнали и други искания могат да бъдат подавани на хартиен носител и по електронен път. При обработването на информацията, съдържаща се в жалбите, сигналите и другите искания, депозирани пред Окръжен съд Видин, се обработват само лични данни, относими към конкретния случай. Данни, станали известни на съда в тази връзка, могат да бъдат предоставени на трети лица, само ако е предвидено в закон.

       8. Регистър „Инициативи на Окръжен съд – Видин“

       Като елемент от дейността за повишаване на обществената информираност на децата, Окръжен съд Видин участва в Образователната програма “Съдебна власт – информиран избор и гражданско доверие“ Отворени съдилища и прокуратури“. В тази програма Окръжен съд Видин дава възможност за изява сред учениците, като се организират конкурси за есета, рисунки и др.

       Участието в конкурса е доброволно и данните (име, възраст и училище) се обработват само за целите на участие в конкурса и популяризиране на детското творчество.

       Окръжен съд Видин насърчава художественото и творческо изразяване на децата, като осигурява балансирана защита и по отношение защитата на личните данни.

       В Окръжен съд – Видин се извършва видеонаблюдение от ГД“Охрана“-Регионална дирекция “Охрана-Видин“ към Министерство на
правосъдието с цел контрол на достъпа и охрана на сградите и помещенията.

       Категории получатели на лични данни извън структурата на Окръжен съд Видин.

       Администраторът на лични данни разкрива лични данни на физически лица извън собствената си структура единствено ако има законово основание за това. Категориите получатели на личните данни се определят за всеки конкретен случай според законовото им основание да получат данните, като могат да бъдат:

       - държавни органи в съответствие с техните правомощия (например Националната агенция за приходите, Националният осигурителен институт, министерства и други);

       - банки с оглед изплащане на дължимите възнаграждения на магистрати и съдебни служители и др. в Окръжен съд Видин

       - за пощенски и куриерски услуги при адресиране на кореспонденция до физически лица.

       Окръжен съд Видин извършва трансфер на лични данни в други държави /по дела с участник на лице от чужбина, или по дела със съдебни поръчки в държава членка на Европейския съюз или трета страна/

       Срок за съхранение на личните данни.

       В Окръжен съд Видин  действа утвърдена Номенклатура на делата със срокове са съхранение, като при нея се прилага принципа за
ограничаване на съхранението и съхраняване на личните данни в периоди, които са подходящи за съответните цели. Със срок „постоянен“ в Окръжен съд Видин с съхраняват отчетните доклади, протоколи и материали от общи събрания на съдиите. Документи, свързани с трудовоправни отношения, се определят със срок за запазване 50 години. Документи, които имат временно оперативно-справочно значение, са със срокове за запазване 3, 5 или 10 години съгласно Номенклатурата.

      Права на физическите лица.

      Общият регламент относно защитата на данните предвижда следните права на физическите лица във връзка с обработване на личните им данни:

1. Право на достъп до личните данни, свързани с лицето, които се обработват от администратора;
2. Право на коригиране на неточни или непълни лични данни;
3. Право на изтриване („право да бъдеш забравен“) на лични данни, които се обработват незаконосъобразно или с отпаднало правно основание (изтекъл срок на съхранение, оттеглено съгласие, изпълнена първоначална цел, за която са били събрани и други);
4. Право на ограничаване на обработването при наличие на правен спор между администратора и физическото лице до неговото решаване и/или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
5. Право на преносимост на данните, когато личните данни се обработват по автоматизиран начин на основание съгласие или договор. За целта данните се предават в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
6. Право на възражение по всяко време и на основания, свързани с конкретната ситуация на лицето, при условие, че не съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или съдебен процес;
7. Право субектът на данни да не бъде обект на изцяло автоматизирано решение, включващо профилиране, което поражда правни последствия за него или го засяга в значителна степен.

        Произтичащите от Общия регламент относно защитата на данните права може да упражните с писмено или електронно заявление до администратора на лични данни. В заявлението следва да посочите име, адрес и други данни за идентифицирането Ви като субект на данните, да опишете в какво се изразява Вашето искане, предпочитаната от Вас форма за комуникация и действия по Вашето искане. Необходимо е да подпишете Вашето искане, да отразите датата на подаване и адреса за кореспонденция с Вас.

       Право на жалба до Комисията за защита на личните данни.

       Ако смятате, че са нарушени Ваши права по Регламент 2016/679, имате право да подадете жалба до надзорния орган или до съответния административен съд.

       По отношение на личните данни, обработвани в контекста на правораздавателната дейност на Окръжен съд – Видин, правото на жалба се упражнява пред Инспектората към Висшия съдебен съвет, който е надзорен орган съгласно чл. 17, ал. 1 от Закона за защита на личните данни. Инспекторат към ВСС, гр. София 1000, ул. „Георг Вашингтон“ № 17, http://www.inspectoratvss.bg/

       По отношение на лични данни, обработвани за цели извън контекста на правораздавателната дейност, правото на жалба се упражнява пред Комисията за защита на личните данни. Комисия за защита на личните данни, гр. София 1592, бул. „Цветан Лазаров“ № 2, www.cpdp.bg